【社内文章】従業員へマイナンバー制度の理解を促す書式テンプレート 

     (word)


1、この書式のイメージ


2、この書式テンプレートの活用方法


 平成27年10月5日より、各従業員様へマイナンバーを通知する「通知カード」が住民票を置く住所へ市区町村より郵送されます。

 

それに伴い、社内でも従業員へマイナンバー制度の概要等を通知する必要があります。

 

具体的には、下記の内容がこの書式テンプレートに記載されています。

 

1、会社としてのマイナンバー利用目的

 

2、マイナンバーの通知方法について、自身の住民票の確認を促す文言

 

3、写真入りの「個人番号カード」はどのように入手するか

  「通知カード」と「個人番号カード」の違いについて


4、社内でのマイナンバーの取り扱い方法、禁止事項



マイナンバーが正しく社内で運用されるよう、まず会社で従業員教育を始める事が第1ステップとなります。

 

3、この書式テンプレートの内容


マイナンバー制度(社会保障・税番号制度)について

 

 平成27年10月から、マイナンバーの通知が開始されます。

 マイナンバーは、情報漏えいなどが発生しないように対策を講じることが、法令で義務付けられています。このため、以下の内容を確実に理解してください。

 

1、      マイナンバーの利用目的

当社は、下記の諸手続で従業員のマイナンバーを使用します。

(1)「源泉徴収票・法定調書作成事務」

(2)「健康保険・厚生年金保険届出事務」

(3)「雇用保険届出事務」

また、会社が行う申告や届出の業務だけでなく、従業員自身が行う市区町村への児童手当の現況届の手続きなどにもマイナンバーが必要となります。

 

2、      マイナンバーの通知について

(1)平成27年10月以降、マイナンバーが記載された「通知カード」が、簡易書留により住民票の住所に送付されます。

転居、転出された方は、速やかに住民票の異動手続きを行ってください。

   (2)「通知カード」は、会社へのマイナンバーを通知する際に、番号に誤りが無い

      ことを証明するために必要となります。

 

3、      「個人番号カード」の交付申請について

   (1)「個人番号カード」は各市区町村へ自身で交付申請を行う必要があります。

      平成28年1月より交付を受けることができます。なお、交付申請は「通知カ

      ード」に同封された、申請書により郵送で行うことができます。

 

   (2)「個人番号カード」は「通知カード」と異なり、写真入りのカードになります。

      このため、運転免許証と同様、公的な身分証明書として使用できます。

      「個人番号カード」には交付申請義務はありませんが、運転免許証等を所持し

      ていない場合、身分証明書として取得しておくと便利です。

 

4、      マイナンバーの取り扱いにおける禁止事項

 マイナンバーは、情報漏えいの防止等の観点から、法律上の規制が厳格に定められています。また、規制に反した場合、非常に厳しい罰則が定められています。このため、以下の禁止事項は必ず守ってください。

 

(1)マイナンバーが表示されている書類を、机の上などに放置しないこと。

※自分自身のマイナンバーも同様です。

 

(2)不要となったマイナンバーを破棄する場合は、会社が規定した破棄ルールに従って破棄すること。

※マイナンバーが記載された書類をゴミ箱に捨てるようなことは、絶対にしないでください。

 

(3)自分、他人問わず、マイナンバーを法令で定められた目的以外で他人に知らせないこと。

※現在の法令で利用可能な分野は「社会保障」「税」「災害対策」の3つです。

例えば住宅ローン申請の際に金融機関に提出する源泉徴収票には、上記利用可能な分野とは異なるため、マイナンバーが記載されていない源泉徴収票により融資申請を行い、情報漏えいを自ら防ぐ必要があります。

 

(4)お客様などのマイナンバーについては、法令で定められた目的以外で「取得」しないこと。

※「通知カード」、「個人番号カード」のコピーや番号のメモを取ることも「取得」にあたります。法令で定められた目的以外での「取得行為」は禁止されています。


4、この書式テンプレートをダウンロードする


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※上記書式は、あくまでサンプルであり、この書式に起因して損害が発生しても、弊社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承下さい。