【社内文章】年末調整時に通知カードの提出を促す書式テンプレート  

     (word)


1、この書式のイメージ


2、この書式テンプレートの活用方法


 平成27年分の年末調整を行う際に従業員に提出してもらう、「平成28年分 扶養控除等(異動)申告書」には従業員自身、またその扶養家族のマイナンバーを記載して提出してもらう必要があります。

 

従業員本人のマイナンバーは、会社が本人確認を行う義務がありますので、入社時に顔写真付きの身分証明書の控えを保管していない会社は、顔写真付きの身分証明書を同時に提出してもらいましょう。パート、アルバイトも同様です。

 

なお、扶養家族のマイナンバーに対する本人確認は、扶養控除申告書を提出する従業員本人が行う必要がありますので、番号記載に誤りのないよう十分に呼びかけを行ってください。

 

会社としては年末調整時の扶養家族への本人確認義務はありません。

 

ただし、社会保険の第3号被保険者の届け出を行う場合は、扶養家族に対しても会社が本人確認を行う義務がありますので、ご注意ください。


 税務署に提出する、平成27年分の源泉徴収票、法定調書関係の書類には、マイナンバーを記載しません。実際にマイナンバーの記載が必要なのは、平成28年分からとなります。


この書式は、会社がマイナンバー制度に対応するために、従業員のマイナンバーを収集する目的の書式テンプレートとなります。


※年末調整時に実務で注意する点


平成28年分の扶養控除等申告書から、 給与所得者本人の個人番号を記載します。

 実務的には平成27年分の年末調整時に、従業員より回収することが多いと思われますが、

 その際に、この「年末調整時に通知カードの提出を促す書式テンプレート」をお使いくだ

 い。なお、平成28年分 扶養控除等申告書は以下の様式の予定です。


平成27年分の源泉徴収票(平成28年1月までに交付する源泉徴収票)にはマイナンバーを

 記載する場所はありません。

 なお、平成27年分の給与所得の源泉徴収票は平成26年分様式と同じです。

 

平成28年分の給与所得の源泉徴収票には、マイナンバーを記載する項目がありますが、

 これは、従業員自身で記入する項目であり、会社は記載しないこととされました

 (注)税務署へ提出する源泉徴収票にはマイナンバーの記載が必要です。

 平成27年10月2日所得税法施行規則等の改正

 

3、この書式テンプレートの内容


源泉徴収票作成事務・社会保障関係手続のための

マイナンバー提出のお願い

 

1、      当社がマイナンバーを利用する目的

 「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」の諸手続のため。

 

2、      「通知カード」の保管のお願い

 平成27年10月以降、マイナンバーが記載された「通知カード」が、簡易書留により各家庭に送付されます。家族分も含め、紛失しないように気をつけて、管理してください。

 

3、      会社へのマイナンバー提出対象者

 従業員本人のほか、その配偶者や扶養親族のマイナンバーも提出が必要です。いずれのマイナンバーも「平成28年の扶養控除等(異動)申告書」に記入して提出してください。配偶者や扶養親族のマイナンバーについては、申告書提出者の本人がマイナンバーと本人確認を行う必要があり、記載に誤りのないようお願いします。

 

4、      提出書類

(1)平成28年分の扶養控除等(異動)申告書

(2)従業員本人の通知カード※

(3)運転免許証等の写真付き身分証明書

  番号に相違がないことを確認後、返却します。

  配偶者や扶養親族の通知カードの提出は必要ありません。

 

5、      提出期限

平成   年   月   日までに       まで提出してください。

4、この書式テンプレートをダウンロードする


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※上記書式は、あくまでサンプルであり、この書式に起因して損害が発生しても、弊社は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承下さい。